مدیریت زمان: تعریف، اهمیت، فواید و 11 تکنیک کاربردی ⏳

مدیریت زمان، فواید مدیریت زمان

وقت است طلا و گوهر ناب / اوقات عزيز عمر درياب
گر وقت رود ز دست انسان / با هيچ گوهر خريد نتوان

Loading💚 ذخیره پست در حساب کاربری

مدیریت زمان از مهمترین نیازهای بشر است زیرا وقت طلاست! این جمله‌ی کوتاه به ما یادآوری می‌کند که باید به بهترین نحو ممکن از زمانی که در اختیار داریم استفاده کنیم تا به توسعه فردی دست پیدا کنیم. همه‌ی افراد 24 ساعت زمان در اختیار دارند و نحوه‌ی استفاده از این 24 ساعت است که مشخص می‌کند موفق باشید یا ناموفق، فقیر باشید یا ثروتمند، راضی باشید یا ناراضی و …
در این مقاله به شما صفر تا صد مدیریت زمان را یاد خواهیم داد؛ به‌گونه‌ای که پس از این مقاله شما قادر خواهید بود مدیریت زمان را به درستی انجام دهید.

تعریف مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مفاهیم نسبتاً رایج در جامعه است. همه‌ی افراد با علایق مختلف ذاتی به دنیا می‌آیند و در طول زندگی شاید فقط موفق به انجام تعدادی از آنها باشند و آن هم به به علت مفهومی به نام “کمبود زمان” است. البته کمبود زمان نه به آن مفهومی که افراد از آن استفاده می‌کنند تا سرپوشی بر تنبلی خود بگذارند!
در واقع تمام افراد در طول زندگی خود هر یک روز، 24 ساعت زمان برای انجام کارهایشان دارند و به این دلیل، توانایی انجام تمام علایق(حدأقل بصورت عمیق) را نداریم. به همین جهت مفهومی به نام مدیریت زمان مطرح شد.

مدیریت زمان

مدیریت زمان یا Time Management فرایند برنامه ریزی، نظم دهی و تقسیم زمان بین کارهای مختلف با هدف افزایش بهره‌وری، بازدهی و اثربخشی است . مدیریت زمان یعنی “استفاده هوشمندانه از زمانی که در اختیار داریم”. به مدیریت زمان “بودجه ریزی زمان” هم گفته می‌شود.
به بیان ساده بودجه ریزی زمان یعنی تقسیم زمانی که در اختیار داریم بین کارهایی که باید انجام دهیم. بودجه ریزی زمان به ما کمک می‌کند از زمانمان بهترین و بیشترین استفاده را ببریم.

  📝 دانلود مقاله درباره‌ی مدیریت زمان  

اهمیت مدیریت زمان

مدیریت زمان نیز مانند طیف وسیعی از مفاهیم دیگر، در زندگی ما بوده زیرا افراد همیشه به دنبال “نسخه‌ی بهتر از خود” بوده و سعی دارند کارها را به بهترین شکل و در کمترین زمان ممکن انجام دهند.

مدیریت زمان از جایی که “ساعت و زمان” جای خود را به کار بر اساس “خورشید” داد، بوجود آمد. ریشه‌ی مدیریت وقت به تجارت و کسب و کار بر می‌گردد. انقلاب صنعتی و افزایش تعداد کارخانجات باعث شد افراد به فکر استفاده‌ی بیشتر از زمانی که در اختیار دارند بیوفتند؛ زیرا کارخانجات روندی خلاف کارهای سابق مانند کشاورزی داشتند.

زمان همان پول و ثروت است.
بنجامین فرانکلین سیاستمدار، مخترع و یکی از بنیانگذاران ایالات متحده آمریکا

اهمیت مدیریت زمان

مدیریت زمان همچنین در توسعه فردی نیز مهم است زیرا یکی از اصول آن می‌باشد و هرگاه شخصی موفق به استفاده‌ی بهینه از زمان خود شود، باعث پیشرفت و توسعه‌ی خود نیز شده است.

اگر مدیریت وقت به درستی انجام شود، باعث می‌شود بتوانیم کارهایمان را درست سر وقت و به بهترین شکل ممکن انجام دهیم و طبیعتاً زمانی که چنین اتفاقی رخ دهد، به تمام کارهایمان هم می‌رسیم.

مسئله‌ی اصلی زمان و مدیریت آن نیست، بلکه تنها مسئله است!
مایلز دیویس(موسیقیدان برجسته)

فواید مدیریت زمان

در رابطه با فواید مدیریت زمان می‌توان موارد بسیار زیادی را ذکر کرد اما در این مقاله، 9 مورد از مهمترین فواید مدیریت زمان را ذکر می‌کنیم:

  • استرس کمتر: زمانی که تمام کارهایتان طبق برنامه‌ی قبلی انجام شود، باعث می‌شود تمام کارها سر وقت انجام شوند و همین عاملی است برای نداشتن استرس. تصور کنید شما برنامه‌ای برای بیدار شدن و انجام کارهای صبح داشته باشید، همین مورد باعث می‌شود شما سر زمان مقرر، برای رفتن به محل کار اقدام کنید. شما پاسخ دهید، آیا دلیلی برای استرس وجود دارد؟

استرس کمتر در مدیریت زمان

  • خداحافظی با حواس پرتی: زمانی که شما برنامه‌ای داشته باشید برای مدیریت زمان و برای تک تک کارهایتان زمان خاصی را مقرر کنید، دلیلی ندارد زمانی که صرف “عمل X” هستید، “عمل Y” حواس شما را پرت کند چون زمان دیگری به آن اختصاص داده شده است

 

  • کمک به شما در روابط: مدیریت زمان مناسب باعث می‌شود شما در روابطتان موفق تر عمل کنید. در مثال بالا، زمانی که شما سر زمان مقرر به محل کار خود برسید،  کارفرمای شما به علت زمان‌شناس بودنتان، ارتباط بهتری با شما برقرار می‌کند. نداشتن استرس در محل کار، باعث می‌شود بتوانید با همکارانتان نیز ارتباط درستی برقرار کنید. در همین حین شما احترام زیادی نزد افرادی که مدیریت فرصت و زمان شناس بودن برای آنها مهم است، پیدا می‌کنید.

تاثیر مدیریت زمان در روابط

  • بدست آوردن زمان بیشتر و اتلاف زمان کمتر: در صورتی که شما بودجه ریزی زمان مناسبی داشته باشید، می‌توانید کارهایتان را در زمان کمتری با تمرکز بیشتری به پایان برسانید و در این حالت، فرصت بیشتری برای انجام کارهایی که دوست دارید یا وقت گذران با افراد مورد علاقه‌ی خود پیدا می‌کنید.

 

  • اعتماد به نفس بیشتر: بطور خلاصه مدیریت زمان از دو طریق می‌تواند بر اعتماد به نفس ما تأثیر مستقیم بگذارد؛ 1.شخصی که برای زمان خود ارزش قائل است و مدیریت زمان را به نحو صحیح انجام می‌دهد، به طور مستقیم برای خود نیز احترام قائل است 2.برایان تریسی مفهوم “خودبازدهی” را بیان می‌کند. خودبازدهی یعنی برداشت ما از میزان تأثیرگذاری و کارآمدیمان. حالا تصور کنید شخصی مدیریت وقت را به نحو درست انجام می‌دهد، این کار باعث بهبود تصور ما نسبت به خودبازدهیمان می‌شود و افزایش خودبازدهی مساوی است با افزایش اعتماد به نفس!

تاثیر مدیریت زمان در اعتماد به نفس

  • تمرکز بر اولویت‌ها: بر اساس اصل پارتو یا قانون 20/80، بیست درصد از کارهایمان از اولویت بالاتری برخوردارند و تمرکز بر آن بیست درصد باعث کسب هشتاد درصد نتایج خواهد شد. زمانی که شما بیست درصد مهمتان را پیدا کنید و بر آنها تمرکز کنید، باعث می‌شود بهتر، سریعتر و راحت‌تر نتایج خوبی کسب کنید.

 

  • تلاش کمتر: به سخن مهم و پر محتوای آبراهام لینکلن(شانزدهمین رئیس جمهور ایالات متحده آمریکا) اشاره می‌کنم:
    اگر به من 6 ساعت زمان برای قطع درختی بدهید، 4 ساعت اول را صرف تیز کردن تبرم خواهم کرد” این جمله از اهمیت انجام برنامه‌ریزی‌های قبل از کار از جمله مدیریت زمان در جهت تلاش کمتر و بهینه خبر می‌دهد.

تاثیر مدیریت زمان در کار کمتر

  • استفاده از فرصت‌های ممکن: زمانی که شما مدیریت وقت یا بودجه ریزی زمان را به نحو درست انجام دهید، استرس و اضطراب و تعجیل در کارها وجود ندارد و در نتیجه‌ی این آسودگی خاطر، فرصت ها را با دقت هرچه تمام می‌توانید متوجه شوید و از آنها استفاده کنید.

 

  • درآمد بیشتر: با مدیریت زمان درست و رسیدن به موارد فوق، درآمد بیشتر یکی از ساده‌ترین مسائلی است که به آن دست پیدا خواهید کرد.

تاثیر مدیریت زمان در درامد بیشتر

با تفاسیر فوق هیچ تفاوتی ندارد که شما یک دانش آموز و دانشجو، کارمند، کارفرما یا خانه دار باشید! چون در هر صورت نیاز مبرم و مهم به مدیریت زمان در تمام عمرتان دارید.

چیزهای مورد علاقه من در زندگیم پولی نیستند. کاملا مشخص است مهمترین و با ارزش ترین منبعی که در دسترس داریم، زمان است!
استیو جابز(موسس اپل)

پیامدهای مدیریت زمان ضعیف(عدم مدیریت زمان)

در صورتی که شما از مدیریت زمان استفاده نکنید، اتفاقات احتمالی‌ای ممکن است در زندگی شما رخ دهد که مهمترین آنها عبارتند از:

  • از دست دادن کنترل زمان و زندگی: زمانی که شما بدانید هر کارتان چه میزان زمان نیاز دارد و یا اکنون که در حال مطالعه‌ی این مقاله هستید کار بعدیتان چیست، قطعا کنترل بیشتری بر زندگی خود خواهید داشت و در صورتی که چنین نباشد، شاید پس از مطالعه‌ی این مقاله، به مدت 2 ساعت غرق در فضای مجازی شوید!
  معجزه‌ی "روتین روزانه" (تعریف + 10 پیشنهاد روتین صبحگاهی)

از دست دادن زمان در عدم مدیریت زمان

  • از دست دادن زمان: به مثال بالا دقت کنید، زمانی که شما خواندن این مقاله را تمام کردید، به اینستاگرام می‌روید و 2 ساعت یعنی یک دوازدهم از زمان امروز خود را در اکسپلور اینستاگرام می‌گذرانید! بار دیگر شما را به صحبت بنجامین فرانکلین ارجاع می‌دهم: زمان یعنی پول! و از دست دادن زمان یعنی از دست دادن ثروت! اما بیایید چند قدم جلوتر را هم نگاهی بیندازیم؛ آیا با از دست دادن زمان فقط موقعیت‌های شغلیمان را از دست می‌دهیم؟ قطعاً نه! زمان تنها چیزی است که جایگزین ندارد و نخواهد داشت! با از دست دادن زمان و استفاده نکردن از آن به نحوی که باعث پیشرفت ما شود، مساوی است با از دست دادن عمر!

 

  • خروج از برنامه ریزی: نداشتن یک برنامه برای مدیریت زمان یعنی خروج از تمام برنامه‌هایی که دارید! در مثال بالا، تصور کنید شما قرار بود بعد از مطالعه مقاله، به مرتب کردن اتاق یا محل کارتان بپردازید اما زمانی که آن دو ساعت را صرف اکسپلور اینستاگرام کرده‌اید، از تمیز کردن اتاق باز می‌مانید و این یعنی گردش کار ضعیف!

 

  • بد قولی و سلب اعتماد دیگران: احتمالاً هر شخص در طول روز قول و قرارهایی با دیگران(چه حضوری و چه مجازی) دارد. اگر شما از پس برنامه‌هایتان بر نیایید آیا به قرارهایی که با دیگران دارید می‌رسید؟! این مورد باعث می‌شود دیگران روی صحبت‌های شما دیگر حسابی باز نکنند و اعتمادشان از شما، سلب شود!

بدقولی در عدم بودجه ریزی زمان

  • از دست دادن اعتماد به نفس: طبق تعاریفی که از ارتباط مدیریت زمان و اعتماد به نفس شد، نه تنها داشتن مدیریت زمان باعث افزایش اعتماد می‌شود بلکه نداشتن مدیریت زمان صحیح، ممکن است باعث کاهش اعتماد به نفس شود؛ چرا که شما از پس انجام کارهایی که به شما محول می‌شود و یا در ذهنتان دارید، بر نمی‌آیید.

 

  • نارضایتی از خودتان: زمانی که از پس انجام کارهایتان بر نیایید، در نهایت به نارضایتی از خودتان می‌رسید و این نارضایتی می‌تواند پایه‌ی بسیاری از مسائل و مشکلات دیگر باشد.

چرا کمبود زمان داریم؟

شاید شما مشکل کمبود زمان ندارید. باید موارد دیگر را نیز بررسی کرد؛ شاید مشکل شما با حل دیگر مسائل مانند کمال طلبی حل شود! بنابراین از شما دعوت می‌کنم این قسمت را با توجه ویژه‌ای مطالعه بفرمایید.

احتمالاً با افرادی برخورد داشته‌اید که مدام از یک جمله‌ی کوتاه استفاده می‌کنند: وقت ندارم
آیا این افراد واقعاً از کمبود زمان رنج می‌برند یا صرفاً آن را توجیهی برای رفتارشان می‌دانند؟ اگر شما از آن دسته افرادی هستید که واقعاً با نداشتن وقت سر و کله می‌زنید شاید موارد زیر علت کار شما باشند:

  1. کمال طلبی: در درس قبلی(توسعه فردی) اشاره شد که کمال گرایی یا perfectionism یعنی تلاش برای رسیدن به استانداردهای غیر منطقی؛ به طور قطع برای رسیدن به خواسته‌های آرمانی یک کمال گرای ناسازگار، باید انرژی زیادی از جمله “وقت” گذاشته شود. همین مورد به تنهایی باعث می‌شود زمان کم بیاوریم. اجازه بدهید چند مثال بزنیم: فرض کنید قرار است تکلیف کلاسی خود را انجام دهید؛ آن را در 30 دقیقه می‌توانید انجام دهید اما مدام برمیگردید و آن را مرور و ویرایش می‌کنید! یا تصور کنید 7 روز دیگر آزمون مهمی دارید؛ در هر یک از این 7 روز دنبال فرصتی هستید تا در بهترین مکان، بهترین زمان، در بالاترین سطح توجه، در سکوت محض و دیگر موارد شروع به مطالعه کنید اما همانطور که شما بهتر می‌دانید، چنین شرایطی در طول این 7 روز معمولاً پیش نمی‌آید و در این صورت مدام آن را به تعویق می‌اندازید به امید فردا که در شرایط ایده‌آل شروع به مطالعه کنید. بدین ترتیب مدام روزها سپری می‌شوند و شما کمبود زمان را در شب امتحان حس خواهید کرد. (مطالعه بیشتر)
  2. اهداف غیر واقعی و رؤیا پردازانه: برنامه ریزی یکی از مسائلی است که به بودجه بندی زمان کمک زیادی می‌کند. اگر اهداف و آرزوهایی غیر واقع بینانه داشته باشیم، باعث می‌شود زمان زیادی را صرف آن کنیم و در نهایت به علت غیر منطقی یا اشتباه بودنش، به آن نرسیم. در چنین حالتی دیگر فرصتی برای دستیابی به دیگر مسائل زندگی ندارم و در نهایت به افراد می‌گوییم “وقت ندارم”.
    اهداف غیر واقعی در مدیریت زمان
  3. تصمیم گیری اشتباه یا ضعف در اولویت بندی: همه‌ی ما در هر برهه‌ی زمانی دچار دو یا چند راهی‌هایی می‌شویم که تصمیم گیری از بین این موارد برایمان سخت است. خودتان را یک دانش آموز پشت کنکوری تصور کنید؛ حدود 10 درس باید کنکور دهید و تمام آنها هم ضریب بالایی دارند، در چنین شرایطی این دانش‌آموز توانایی تصمیم گیری این که کدام یک از دروس از اولویت بالاتری برخوردار هستند و یا با کدام باید شروع کرد و چه میزان زمان برای هر کدام گذاشت را ندارد. یا تصور کنید مدیر یک شرکت بزرگ هستید، نظارت بر کارمندان، بررسی مسیر شرکت، انجام جلسات با کیفیت بالا و مسئولیت‌های خانوادگی همه بر عهده‌ی شماست! کدام را اولویت قرار می‌دهید؟ اگر توانایی اولویت بندی را نداشته باشید، به احتمال زیاد به کمبود زمان دچار خواهید شد!
  4. تفویض اختیار نامناسب یا عدم تفویض اختیار: احتمالاً اولین سؤالی که در ذهن شما شکل گرفته این است که تفویض اختیار چیست؟ تفویض اختیار یا delegation of authority به بیان ساده، به حالتی گفته می‌شود که شما کارهای خود را به دیگران می‌سپارید. در واقع کارهای غیر مهمی که نیازی نیست خودتان حضور داشته باشید را از دیگران درخواست می‌کنید برای شما انجام دهند. برای مثال تصور کنید به جهت صرفه جویی در زمان، تصمیم می‌گیرید خرید لوازم خانه را به صورت اینترنتی و آنلاین انجام دهید؛ زمانی که کالا به شما تحویل داده می‌شود متوجه می‌شوید که توضیحات ذکر شده در سامانه با توضیحات روی محصول متفاوت است و یا تاریخ آن گذشته است و شما مجبور می‌شوید اولاً کالا را مرجوع کنید و ثانیاً خودتان برای خرید مجدد اقدام کنید و این یعنی دو برابر شدن کارها و روبرویی با کمبود زمان!
  5. استراحت نکردن بین کارها: اینکه شما بطور مدام و پیوسته کار کنید باعث می‌شود بازدهی شما پایین بیاید. از شما دعوت می‌کنم مقاله‌ی مرتبط با این موضوع را مطالعه بفرمایید.(📝 مقاله‌ی کار بدون استراحت)
  6. نداشتن انگیزه: انگیزه یک تسهیل کننده است؛ کاری را که علاقمند به انجام آن هستیم خیلی سریع و با پشتکار و کاری که میلی برای انجامش نداریم را با سرعت خیلی پایین انجام می‌دهیم.
    نداشتن انگیزه در مدیریت زمان
  7. ضعف در مهارت حل مسئله: گاهی مسائل و مشکلات ما با حل همان مشکل، به اتمام می‌رسد مثلاً شخصی درآمد خوبی دارد اما در نگه داشتن این مبلغ و درآمد مشکل دارد؛ در نتیجه شاید تنها مشکل این شخص کنترل هزینه‌ها باشد. حالا تصور کنید همین شخص درآمد بسیار پایینی دارد و اصرار دارد که هزینه های اولیه را هم حذف کند! از شما می‌پرسم، آیا این شخص مشکل مدیریت هزینه دارد؟ شاید با کنترل هزینه‌ها مقداری پول بیشتری داشته باشد اما مشکل اصلی این شخص درامدزایی است که باید آن را حل کرد. یا مثالی ساده‌تر، شما رشته‌ای را در دانشگاه انتخاب می‌کنید و تمام نمراتتان در حد پایین قرار دارند و علاقه‌ای هم به مطالعه در این حیطه ندارید. خودتان پاسخ دهید، آیا مشکل شما عدم توجه یا تنبلی است؟ مشکل شما انتخاب رشته‌ای است که علاقه‌ای به آن نداشته‌اید!
  8. اهمال کاری: اهمال کاری یا Procrastination یعنی به تعویق انداختن کارها به علت‌هایی نامشخص و غیر منطقی، طبیعی است زمانی که شما کارهایتان را به تعویق می‌اندازید دچار کمبود زمان هم می‌شوید. تصور کنید تمیز کردن اتاقی که 15 دقیقه زمان می‌برد به واسطه‌ی اهمال کاری شاید به 1 روز هم برسد! اهمال کاران این موضوع را به خوبی درک می‌کنند!(مطالعه بیشتر)
    اهمال کاری در مدیریت زمان
  9. همیشه جواب مثبت می‌دهم!: اگر شما ضعف در نه گفتن دارید احتمالاً زمان زیادی از روزتان را صرف انجام کارهایی که دیگران از شما درخواست انجامشان را دارند و شما توانایی مخالفت با آنها را ندارید، می‌گذرانید. بار دیگر به مثال آزمون برمی‌گردیم، شما فردا آزمون مهمی دارید و افرادی سعی در تفویض اختیار به شما دارند و شما هم عدم توانایی در نه گفتن دارید! در چنین حالتی باید لباس دوستتان را از خشک شویی بگیرید، ماشین برادرتان را به کارواش ببرید و برای خواهر کوچکتان، تکالیفش را انجام دهید! البته که معمولاً کمک به هم‌نوع و خصوصاً خانواده باعث اتفاقات مثبت خوبی در زندگی ما می‌شود اما باید حواسمان به اولویت‌های زندگیمان نیز باشد.

لازم به ذکر است که در این رابطه دلایل زیادی وجود دارد و همه‌ی افراد به یک دلیل و یا فقط دلایل فوق، به کمبود زمان دچار نمی‌شوند.

  آموزش و فواید "خاطره نویسی" به سبک جدید + نمونه خاطره 📝

تکنیک‌های مدیریت زمان

اگر اهمیت و فواید مدیریت وقت که بیان شد را مطالعه کرده باشید، به احتمال خیلی زیاد تصمیمتان را برای داشتن مدیریت زمان درست گرفته‌اید. توجه بفرمایید اگر قصد دارید برای کارهایتان اصولی در نظر بگیرید و یا برنامه‌ای تدوین کنید، برای مدت کوتاهی(مثلا یک هفته) کارهایتان را فقط و فقط ثبت کنید تا متوجه شوید زمان شما کجا هدر می‌رود، هر کار شما چقدر زمان نیاز دارد و …

در ادامه‌ی این مقاله با ما همراه باشید تا 11 تکنیک اصلی بودجه ریزی زمان را بررسی کنیم:

1.برنامه داشته باشید

برای اینکه بدانید در طول سال، در طول ماه، در طول هفته و در طول روز باید چه کارهایی را انجام دهید نیاز به یک برنامه‌ی منسجم و اصولی دارید. به بیان ساده شما در ابتدای هر سال، هر ماه، هر هفته و هر روز باید برنامه‌ی خود را تولید، بررسی و اصلاح کنید. پس از داشتن یک برنامه، پایبند بودن به اصول آن از مهمترین موارد است. اگر برنامه‌ای داشته باشید و در انجام آن شکست بخورید، به احتمال خیلی زیاد به هدفِ آن برنامه نخواهید رسید

2.کارهایتان را تقسیم بندی کنید(ماتریس آیزنهاور)

آیزنهاور شخصی بود که در حیطه‌ی مدیریت زمان تحقیقات فراوانی انجام داد. یکی از مهمترین نتایج کار آن ماتریس آیزنهاور یا جدول کارهای ضروری-مهم یا ماتریکس استیون کاوی بود. بطور خلاصه این جدول کارهای ما را به 4 دسته تقسیم می‌کند:

  1. کارهای مهم و فوری: مهمترین کارهایی است که باید انجام دهیم و بیشترین انرژی را بر روی این کارها باید بگذاریم. این دسته شامل کارهای مهمی هستند که باید سریعاً آنها را انجام داد(کارهای اورژانسی). معمولاً(به جز موارد خاص) کارهایی که در دسته‌ی مهم و غیر فوری هستند اگر به آنها رسیدگی نشود، به مهم و فوری انتقال داده خواهند شد.
  2. کارهای مهم و غیر فوری: کارهایی که مهم هستند اما ضرورتی برای انجامشان بصورت فوری در لحظه وجود ندارد. مانند اهمیت یادگیری یک زبان جدید؛ یادگیری یک زبان جدید شاید در لحظه‌ی کنونی نیاز مهم و فوری شما نباشد اما در بلند مدت می‌تواند به شما آسیب هایی را وارد نموده و یا به علت شرایط خاصی(مثلا مهاجرت و یا آزمون ورودی دانشگاه) مجبور شوید آن را در دسته‌ی مهم و فوری قرار دهید.
  3. کارهای غیر مهم و فوری:کارهایی هستند که از نظر ضرورت در سطح پایینی قرار دارند اما از نظر فوریت، اولویت دارند. برای مثال طبق عادت، جلسه‌ای در شرکت دارید که در آن مورد مهمی بررسی نمی‌شود و یا تصمیم خاصی گرفته نمی‌شود. در چنین حالتی شما می‌توانید این جلسه را به معاون خود واگذار کنید.
  4. کارهای غیر مهم و غیر فوری: کارهایی هستند که نه از نظر زمانی و نه از نظر اهمیت(importance) اولویتی ندارند. کارهایی مثل قرار دادن یک پست سرگرمی در اینستاگرام یا دانلود و تماشای فیلمی که دوستتان معرفی کرد است.
ماتریس آیزنهاور
ماتریس آیزنهاور

  دانلود اپلیکیشن کاربردی آیزنهاور برای مدیریت زمان  

3.برای کارهایتان محدودیت زمانی قرار دهید

احتمالاً شما مدت زمان تقریبی‌ای برای انجام هر کاری در ذهنتان دارید؛ زمانی که از تقریبی صحبت می‌کنیم به این معنا که شما می‌دانید خرید هفتگیتان یک ساعت زمان می‌‌برد، شاید 15 دقیقه کمتر شاید 15 دقیقه بیشتر!

با علم به این موضوع، شما باید برای کارهایتان محدودیت زمانی قرار دهید و به آن پایبند باشید، به این صورت که اگر همین خرید هفتگی یک ساعت زمان می‌برد، نیم ساعت را صرف دیدن سایر قفسه‌ها نکنید یا یک ساعت دیگر صرف صحبت با فروشنده در رابطه با مسائل اقتصادی و اجتماعی نکنید! مستقیم به سراغ لیستتان بروید و آن را خرید کنید.

4.به نتیجه‌ی کار توجه کنید

هدف شما از اینکه به فروشگاه می‌روید چیست؟ خرید لیست تهیه شده از موارد لازم؛ پس همه‌ی کارهایی که در آن مدت اختصاص داده شده به فروشگاه رفتن انجام می‌دهیم باید در راستای نتیجه(خرید لیست) باشد. به مثال بالا برگردیم، آیا صحبت با فروشنده در راستای مسائل اقتصادی کشور در راستای خرید لیست است؟ آیا گشتن بیهوده بین قفسه‌های فروشگاه که قصدی هم برای خرید آنها ندارید، جزئی از هدف شماست؟ نتیجه و هدفتان از آن کار را همیشه در ذهنتان داشته باشید و فقط به آن پایبند باشید!

5.از قانون پارتو استفاده کنید

اصل پارتو یا قانون 20/80 به ما نشان می‌دهد که 80 درصد نتایج، از 20 درصد کارهای ما نتیجه می‌گیرند. در واقع 20 درصد کارهای ما از اولویت بالاتری برای رساندن ما به اهداف و آرزوهایمان برخوردارند. این قانون در سر تا سر زندگی ما کاربرد مهم و اساسی دارد؛ برای مثال در فروش: 80 درصد فروش ما را 20 درصد مشتریان خرید می‌کنند.

6.انجام کارهای مهم در اول صبح

در برنامه‌ی هر کس لیستی از مهمترین و یا سخت ترین کارها موجود است. در اول صبح شما انرژی خیلی بیشتری برای انجام کارهای روزانه‌ی خود دارید و زمانی که شما آنها را در اولویت قرار داده و انجام دهید، باعث می‌شود با خیالی آسوده‌تر بقیه‌ی وظایفتان را در طول روز انجام دهید. اما اگر خلاف این موضوع باشد، کارهای مهم و سخت شما برای آخرین وقت که شما کاملاً بی انرژی و خسته هستید می‌مانند و ذهن با ترفندهای خود شما را به انجام ندادن آنها وادار می‌کند. سعی کنید تا رسیدن به نیمه‌ی روز، قسمت مهمی از کارهایتان را انجام داده باشید.

انجام کارها در اول صبح در مدیریت زمان

7.تمرکز داشته باشید

برای اکثر ما پیش آمده که مشغول کارمان هستیم و ناگهان نوتیفیکیشن گوشی موبایل به صدا در می‌آید و دقایق یا ساعاتی را سرگرم آن نوتیفیکیشن می‌شویم! قبل از شروع کار، سعی کنید ((تمام)) عوامل مزاحم را از خود دور کنید. گوشی موبایل خود را در حالت خاموش(نه سکوت) قرار دهید، از بقیه درخواست کنید در حین انجام آن کار مزاحمتان نشوند، اگر مواردی جز کاری که در حال انجام آن هستید به ذهنتان رسید آن را روی یک برگه یادداشت کنید و به خودتان بگویید “بعداً سر فرصت به آن فکر می‌کنم”.

8.فقط یک کار انجام دهید

احتمالاً شما هم با پدیده‌ی انجام چند کار همزمان روبرو شده باشید، در حال تماشای تلوزیون هستید، جواب پیامک دوستتان را می‌دهید، متن سخنرانی فردای خود را آماده می‌کنید و آهنگی هم جهت تلطیف فضا پخش می‌کنید! آیا در چنین شرایطی می‌توانید متن سخنرانی قوی‌ای بنویسید؟ آیا از تماشای تلوزیون لذت می‌برید؟ آیا جواب دوستتان را با تمرکز می‌دهید؟ به احتمال خیلی زیاد شما نمی‌توانید تمام این کارها را انجام دهید! به شما پیشنهاد می‌کنم با تمرکز کامل و حذف عوامل مزاحم، موسیقی ملایمی مخصوص تمرکز که بر امواج ذهنی شما تأثیر گذاشته و شما را خلاق می‌کند پخش کنید و متن سخنرانی خود را بنویسید(نمونه‌ی آهنگ خلاقیت در کانال تلگرام قرار گرفت)

  معرفی تد (TED) + 4 سخنرانی برتر تد

9.قورباغه را قورت بده!

قورباغه را قورت بده نام کتابی است از برایان تریسی که در آن ذکر می‌کند برای انجام هر کاری نیازی به صبر کردن نیست! اگر قرار است قورباغه‌ای را در هر صورت قورت دهید، پس این کار را هرچه سریعتر انجام دهید! عبارتی که زیاد شنیده می‌شود “از شنبه” است. از شنبه ورزش می‌کنم! از شنبه برنامه ریزی می‌کنم! از شنبه …
اگر از دست “از شنبه‌ها” خسته شده‌اید باید با استفاده از اصولی مانند “قانون 5 ثانیه” کارهایتان را سریع بدون صبر برای اتفاقی انجام دهید.

قورباغه را قورت بده

10.منتظر شرایط ایده‌آل نباش

افرادی که منتظر هستند همه چیز در بهترین و آرمانی ترین حالت ممکن خود اتفاق بیوفتد، معمولاً هیچ گاه موفق به انجام کار مهمی نمی‌شوند زیرا همیشه منتظر هستند شرایط کامل و بدون نقص باشد که چنین حالتی یا پیش نمی‌آید یا کم پیش می‌آید! بنابراین شما باید کارهایتان را حتی در شرایطی که همه چیز کامل نیست انجام دهید( البته اگر نیاز است شرایط رو برای تسهیل کار تغییر دهید، آن را انجام دهید اما منتظر ایده آل نباشید!)

11.خوب بخوابید

استراحت کافی نیاز مهمی است که خیلی از افراد آن را نادیده می‌گیرند! شما برای اینکه بتوانید بصورت بهینه و با تمرکز بالایی کارهایتان را به پیش ببرید در وهله‌ی اول نیاز به ذهنی آماده و قوی دارید؛ در صورتی که خواب و استراحت کافی نداشته باشید، این امر ممکن نمی‌شود. هر شخص بین 6 تا 8 ساعت خواب نیاز دارد تا بتواند آماده‌ی روز جدید شود و در صورتی که این امر ممکن نشد شما باید با خواب اضافه آن را جبران کنید!

اشتباهات رایج درباره مدیریت زمان

  1. مدیریت زمان یعنی کار بیشتر: بعضی افراد تصور می‌کنند اینکه برنامه‌ای برای مدیریت زمان داشته باشند مجبور هستند بیشتر از قبل کار کنند و به همین دلیل از بودجه ریزی زمان فرار می‌کنند. در واقع اگر شما هم جزء این دسته از افراد هستید باید به شما بگویم کاملاً در اشتباه هستید زیرا همانطور که در این مقاله ذکر شد مدیریت زمان درست و صحیح باعث می‌شود شما کارهایتان را بصورت کاملا بهینه انجام دهید و این یعنی کار کمتر!
  2. مدیریت زمان آزادی ما را می‌گیرد: اگر تصور می‌کنید مدیریت زمان آزادی شما را می‌گیرد این قسمت را با دقت مطالعه بفرمایید. مدیریت زمان درست و اصولی نه تنها باعث نمی‌شود آزادی ما سلب شود و مانند برده و یا ربات مدام به کارهایی که گفته عمل کنیم، بلکه با فشرده و بهینه کردن کارهایمان باعث می‌شود زمان آزاد بیشتری در اختیار داشته باشیم و آزاد هستیم که هر طور خواستیم آن را صرف علایقمان کنیم! جدای از این مورد، اگر شما مدیریت زمان نکنید، مدام در بند عذاب وجدان و استرس کارهای نکرده و … اسیر هستید، پس چه بهتر که سریعتر آنها را انجام دهیم!
  3. مدیریت زمان مجبورمان می‌کند کارهایمان را خودمان انجام دهیم: اگر این مقاله را مطالعه کرده باشید احتمالاً متوجه شده‌اید که مدیریت زمان هم با اینکه تمام کارهایتان را خودتان انجام دهید مخالف است و به همین جهت بحث تفویض اختیار مطرح و توضیح داده شد.

یک صحبت خودمونی!

اگر عمر ما 70 سال طول بکشه، فقط 19 سال عمر می‌کنیم!

اگر اتفاقی برامون نیوفته و تا 70 سالگی زندگی کنیم، فقط 19 سال اون رو می‌تونیم تصمیم بگیریم که چیکار کنیم باهاش! چطوری؟ به این شکل که از این 70 سال:

  • با فرض روزی 8 ساعت خواب، 23 سال در خواب هستیم!
  • با فرض روزی 8 ساعت کار، 23 سال در حال کار کردن هستیم!
  • 3 سال در حال غذا خوردن هستیم!
  • 2 سال رو در حمام و دستشویی صرف می‌کنیم!

به غیر از مدرسه و دانشگاه و دوران بچگی و ترافیک و رفت آمد و … ما 19 سال زمان داریم برای انجام کارهایی که به انتخاب خودمون صورت می‌گیرند. برای همینه که یه سری از افراد میگن 50 ساله شدیم ام چطور گذشت؟ اتفاق خاصی نیوفتاد که!
پس اینجا اهمیت مدیریت زمان مطرح میشه و می‌تونیم این مدت رو با مدیریت صحیح زمان به بهترین شکل استفاده کنیم.

اپلیکیشن‌های کاربردی در مدیریت زمان

در مبحث مدیریت زمان هم مانند هر بحث دیگری، مجموعه‌ای از اپلیکیشن‌ها به کمکمان می‌آیند که در اینجا مهمترین این ابزارها را ذکر می‌کنیم. لازم به ذکر است که تمامی این اپلیکیشن‌ها، نسخه‌ی کامل، آنلاک شده و رایگان آن در کانال تلگرام ما قرار گرفته است(عضویت در کانال تلگرام)

  1. اپلیکیشن TickTick: این اپلیکیشن که یکی از کاربردی‌ترین ابزارها برای داشتن زندگی بهتر، مدیریت زمان و برنامه ریزی است به ما کمک می‌کند برنامه ها و اهدافمان را یادداشت کرده و همچنین در آن لیستی از وظایف را قرار دهیم. برنامه‌ی تیک تیک با قابلیت‌های فراوان برای سیستم عامل‌های اندروید، آی‌او‌اس، لینوکس و ویندوز منتشر شده است. نسخه‌ی کامل آن را می‌توانید به رایگان در تلگرام موفق دانلود کنید.
    اپلیکیشن تیک تیک در مدیریت زمان
  2. اپلیکیشن Boosted: این اپلیکیشن به ما کمک می‌کند زمان را ثبت کنیم. فقط کافیست هنگام شروع کاری، یکی از دسته بندی هایی که قبلاً ایجاد کرده‌اید را انتخاب کنید تا Boosted زمان را برای شما ضبط کند. در نهایت این اپلیکیشن به ما گزارش‌هایی از اینکه هر روز چه میزان زمان صرف انجام کارها کرده‌ایم می‌کند. این برنامه تاکنون برای سیستم عامل اندروید انتشار یافته است. نسخه‌ی کامل آن را می‌توانید به رایگان در تلگرام موفق دانلود کنید.
    اپلیکیشن Boosted در مدیریت زمان
  3. اپلیکیشن Improve My Life: Tasks & Eisenhower Matrix: در این مقاله به جدول آیزنهاور هم اشاره شد. این برنامه به ما کمک می‌کند کارهایمان را در 4 دسته‌ی ذکر شده ثبت کنیم و به این ترتیب یکی از اصول مدیریت زمان یعنی دسته بندی کارها را انجام دهیم. این برنامه برای سیستم عامل‌های اندروید، آی‌او‌اس و ویندوز منتشر شده است. نسخه‌ی کامل آن را می‌توانید به رایگان در تلگرام موفق دانلود کنید.
    اپلیکیشن IML در مدیریت زمان

جمع بندی

در این مقاله درباره موارد زیر صحبت شد:

  • تعریف مدیریت زمان: تقسیم اصولی و منظم زمانی که در اختیار داریم با هدف بهره وری بیشتر.
  • اهمیت مدیریت وقت: پس از انقلاب صنعتی و افزایش تعداد کارخانه‌ها نیاز مبرمی به مدیریت وقت و استفاده‌ی درست از زمانی که در اختیار داریم پیدا شد.
  • فواید مدیریت زمان: استرس کمتر، حذف حواس پرتی، کمک به ما در روابط و اعتماد به نفس بیشتر از جمله فواید بودجه ریزی زمان است.
  • پیامدهای مدیریت زمان ضعیف: اگر مدیریت زمان اصولی و صحیحی نداشته باشید، مشکلاتی از قبیل از دست دادن کنترل زندگی،  خروج از برنامه ریزی، بد قولی و کاهش محبوبیت نزد دیگران و نارضایتی از خودمان، برایمان پیش می‌آید.
  • چرا کمبود زمان داریم؟ علل مختلفی برای کمبود زمان از جمله کمال گرایی، اهمال کاری، عدم تفویض اختیار و اهداف غیر واقعی بیان شد.
  • تکنیک‌های مدیریت زمان: در این درس 11 تکنیک مدیریت زمان ذکر شد که از مهمترین آنها می‌توان به داشتن برنامه، تقسیم بندی کارها با کمک مفهوم ماتریس آیزنهاور، اصل پارتو و نتیجه گرایی، اشاره کرد.
  • اشتباهات رایج درباره مدیریت زمان: از مهمترین اشتباهاتی که درباره مدیریت زمان ممکن است پیش بیاید می‌توان به تصور “مدیریت وقت باعث محدودیت ما می‌شود” و “مدیریت زمان باعث کار بیشتر می‌شود” اشاره کرد که با ذکر دلایلی آنها را رد کرده و توضیح دادیم.
  • معرفی اپلیکیشن‌های مدیریت زمان: در این قسمت هم به معرفی سه اپلیکیشن TickTick ، Boosted و Improve My Life Tasks & Eisenhower Matrix پرداختیم که به ما در بودجه ریزی زمان کمک می‌کنند.

موفق باشید

 

 نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید 

آیا این مقاله مفید بود؟
‌ ‌ میانگین 4.5 از 2 نظر

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا